Tổng hợp 7 kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hiệu quả nhất

Khi đã là một nhân viên của công ty, doanh nghiệp thì các bạn luôn phải nhận được các cuộc gọi điện thoại từ khách hàng. Và làm thế nào để nói chuyện qua điện thoại khiến khách hàng hài lòng? Đó cũng là một môn học vấn. Vậy chúng ta cùng tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại qua bài viết dưới đây.

1. Giao tiếp qua điện thoại

Ngày nay có nhiều kênh khác nhau để dịch vụ khách hàng sử dụng, như phương tiện truyền thông, facebook, email và ứng dụng. Nhưng các cuộc gọi điện thoại vẫn là cách tốt nhất để liên lạc với khách hàng của bạn.

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là cách tốt nhất để liên lạc với đối tác, khách hàng

Thật không may, trả lời các cuộc gọi điện thoại từ khách hàng không phải là một điều dễ dàng. Thường xuyên hơn không, thay vì giúp đỡ khách hàng, chúng tôi đã làm cho vấn đề chuyển từ xấu thành xấu. Điều này xảy ra thường xuyên khi nhân viên dịch vụ khách hàng của bạn thiếu các kỹ năng cần thiết để trả lời một cuộc gọi điện thoại.

Đó là lý do tại sao bộ phận dịch vụ khách hàng cần phải có các kỹ năng cần thiết về cách giúp đỡ khách hàng thông qua các cuộc gọi điện thoại. Dưới đây là một số kỹ năng họ cần:

Sử dụng giọng nói tích cực

Điều này nghe có vẻ sáo rỗng, nhưng người ta có thể nghe thấy nụ cười của bạn ở đầu bên kia của cuộc gọi. Mỉm cười có thể giúp bạn xây dựng giao tiếp tích cực và thân thiện với khách hàng.

Hãy chắc chắn rằng ngữ điệu của bạn rõ ràng. Đừng nói quá nhanh để khách hàng của bạn gặp khó khăn trong việc hiểu bạn. Tránh cao giọng để người gọi giành chiến thắng vì nghĩ rằng bạn đã giận anh/chị ấy. Nhưng cũng không nên hạ giọng nói của bạn để nó khó nghe.

Duy trì tốc độ của bạn ở mức 130 đến 150 từ mỗi phút. Cố gắng nói chuyện tự nhiên nhưng vẫn đủ nhiệt tình với bất cứ điều gì khách hàng của bạn đã nói. Duy trì các khía cạnh đó, và sau đó bạn sẽ thấy dịch vụ khách hàng của mình được cải thiện.

Hãy là một dịch vụ khách hàng chân thành

Bắt đầu từ việc nhấc điện thoại lên và nói rằng xin chào, bạn phải làm điều đó một cách chân thành. Tránh lời chào theo kịch bản. Khách hàng của bạn liên lạc với bạn qua các cuộc gọi điện thoại có nghĩa là họ muốn nói chuyện với một người chứ không phải robot.

Làm quen với việc nói tên công ty của bạn, của bạn và cung cấp trợ giúp sau khi bạn nhấc điện thoại. Nếu bạn nhận được một cuộc gọi được chuyển từ bộ phận khác, hãy đảm bảo bạn đề cập đến tên bộ phận của mình để khiến khách hàng cảm thấy được kết nối với đúng người.

2. 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản

Những lời khuyên chung này áp dụng cho bất kỳ ai muốn giao tiếp hiệu quả trên điện thoại nhưng tôi cũng sẽ xem xét một số vấn đề dành riêng cho người bắt đầu.

Bạn đã nắm rõ 7 kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hay chưa?

Nói rõ bạn là ai khi gọi cho một ai đó

Nó có thể gây mất phương hướng cho người gọi khi họ không biết họ đang nói với ai. Cố gắng có một giọng nói vui vẻ, tươi sáng khi trả lời, vì điều này giúp cuộc trò chuyện bắt đầu tốt.

Nói rõ ràng

Phát âm tốt từ của bạn và cố gắng tránh lẩm bẩm, nói, hoặc nói quá nhanh. Nếu người ở đầu bên kia khó nghe hoặc nói một ngôn ngữ khác với ngôn ngữ của bạn, hãy nói chậm và nói to hơn một chút hoặc rõ ràng hơn bình thường.

Sử dụng những từ có ý nghĩa với người khác

Thật không có ý nghĩa gì khi nói chuyện thiếu niên với một bà cụ già. Bà ấy không thể hiểu những điều đó được. Điều chỉnh ngôn ngữ của bạn để phù hợp với người nghe.

Sử dụng ngôn ngữ mô tả tốt khi bạn đang cố gắng gợi lên hình ảnh trong tâm trí người nghe

Nếu bạn cần mô tả một cái gì đó tốt, hãy cố gắng chọn các từ xác định hình dạng, màu sắc, kích thước,…

Viết ra những điểm quan trọng trước khi thực hiện cuộc gọi

Nếu bạn lo lắng rằng bạn sẽ quên điều gì đó khi bạn gọi cho ai đó, hoặc bạn sẽ bị trói lưỡi và không nói rõ ý của bạn, hãy viết một tờ nhắc nhở trước cuộc gọi và giữ nó trước mặt bạn. Tham khảo nó nếu bạn bị bối rối trong suốt cuộc gọi.

Gọi tên khách hàng

Sau khi thừa nhận tên của họ, sử dụng nó để giải quyết chúng. Hãy liên hệ với họ, bạn gọi họ bằng tên của họ. Cá nhân hóa là cách tốt nhất để xây dựng mối quan hệ lành mạnh với khách hàng.

Làm cho nó rõ ràng

Khi nói chuyện với khách hàng qua điện thoại, hãy chắc chắn rằng bạn thể hiện rõ ý định của mình. Sử dụng các từ và cụm từ dễ hiểu bởi bất cứ ai. Tránh biệt ngữ hoặc những từ khó hiểu.

Hy vọng qua những chia sẻ về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại ở bài viết trên, các bạn sẽ áp dụng thành công trong cuộc sống và công việc hàng ngày.